Breaking News

Pengelolaan Arsip Dinamis

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Oleh : Yusianto, SP, Kasi Pembinaan Perangkat Daerah, 

 

 

Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan.

Dapat dibedakan tiga macam bentuk  arsip dinamis, diantaranya adalah:

  1. Arsip aktif, menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.
  2. Arsip inaktif, menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun
  3. Arsip Vital, menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

 

 

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

 

  1. Pemberkasan

Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.

Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek 

dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip. Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:

  1. Pemeriksaan yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
  2. Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.
  3. Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
  4. Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka.
  5. Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
  6. Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.
  7. Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

 

  1. penyimpanan dan pemeliharaan

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file).

  1. Penggunaan dan layanan.

Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip paling lama 5 (lima) hari kerja. Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:

  1. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
  2. pencarian arsip di lokasi simpan;
  3. penggunaan tanda keluar;
  4. pencatatan;
  5. pengambilan atau pengiriman;
  6. pengendalian;
  7. pengembalian; dan
  8. penyimpanan kembali.

 

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, serta pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center atau disebut dengan Pusat Arsip organisasi. Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.

Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif. Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.

  • Pemeliharaan arsip inaktif

Pada pemeliharaan arsip inaktif  biasanya dilakukan di pusat arsip untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.

Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit. Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 hari kerja. Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan beberapa tahap yaitu :

  1. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
  2. pencarian arsip di lokasi simpan;
  3. penggunaan tanda keluar;
  4. pencatatan;
  5. pengambilan atau pengiriman;
  6. pengendalian;
  7. pengembalian; dan
  8. penyimpanan kembali.

 

PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Arsip Vital sebenarnya adalah arsip dinamis yang membutuhkan perlakuan khusus, dalam pengamanan dan perlindungannya, katena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan kelangsungan Organisasi

Sumber: Dari berbagai Sumber